تقرير شامل عن مكتبة معهد العلوم الإسلامية والعربية في إندونيسيا

 أولا : عدد الأجهزة :

• عدد الكراسي للمطالعة : 76
• عدد الطاولات  للمطالعة : 14
• عدد الكراسي للأجهزة السمعة : 8
• عدد الطاولات  للأجهزة السمعة : 4
• عدد أجهزة DVD السمعة : 20
• عدد الرفوف الحديدية : 43
• عدد الرفوف الخشبية : 42
• عدد الحاسب الآلي  : 10 ( 4 منها للبحث في المكتبة الشاملة، و3 منها للإعارة 1 للتصنيف والفهرسة و2 مكتبية )
• عدد الكراسي للحاسب الآلي : 8
• عدد الطاولات للحاسب الآلي : 4
• عدد الطابعات : 3 (1 للباركود و2 عادي)
• عدد جهاز قارئة الباركود  : 1
• عدد جهاز التصوير  : 2
• عدد الخزانات  : 8
• عدد أشرطة CD و DVD في المكتبة :   224     
• عدد الكتب الموجودة في المكتبة : 55241
• عدد العناوين   : 33765

  ثانيا : أقسام المكتبة :

• إدارة المكتبة .
• قسم التصنيف والفهرسة .
• قسم الإعارة والاسترجاع .
•  قسم التصوير .
• قسم الصيانة .
• الإهداء والمستودع .

 ثالثا : الخدمات التي تقدمها المكتبة لطلبة العلم في إندونيسيا وغيرها من الدول المجاورة

• تفتح المكتبة بابها يوميا لطلاب العلم والباحثين في إندونيسيا على النحو التالي :

• إعطاء العضوية لمن تقدم منهم بطلبها وبعد إدخال بياناتهم . ومن ثم إعارتهم الكتب .
• خدمتهم بتدريبهم على استخدام جهاز التصوير .
• خدمة الباحثين على مختلف المراحل (جامعية/ماجستير/دكتوراة/ترقية) بإعانتهم على الحصول على مواد بحوثهم .
• إرشاد وتدريب بعضهم على استخدم البحث المكتبي ، واستخدام الجهاز للبحث في برنامج المكتبة الشاملة .
• إرشاد وتدريب بعضهم على استخدم أجهزة السمعية البصرية والاستفادة من الأقراص النافعة.

 رابعا : الأعمال اليومية في المكتبة :

• 1-   رفع مستوى الخدمة للمستفيدين من حيث التوجيه لأوعية المعلومات وإعارة الكتب ومتابعة المنتهي مدة إعارته والقيام بطلبه، وخدمة التصوير، وسرعة إنجاز المهمة وأن يتم ذلك آليا.
• 2-   التأكد من جاهزية المكتبة السمعية والبصرية بشكل مستمر .
• 3-   تجديد بيانات المستعيرين وتنظيمها .
• 4-   تسجيل أوعية المعلومات التي تطلب من المستفيدين وغير متوفرة بالمكتبة حتى يتسنى لنا بعد جمعها مطالبة الجامعة بتوفيرها .
• 5-   في نهاية اليوم لا بد من القيام بترفيف جميع الكتب ووضعها في المكان الصحيح حسب تصنيف ديوي وتنظيم الكراسي والمحافظة على النظافة استعدادا لليوم التالي .
• 6-   تكعيب الكتب ووضع ملصق لهذه الكتب .
• 7-   ترميم الكتب وإعادة تجليدها وتقويتها بغلاف خارجي .
• 8-   تسجيل الطلاب المستجدين بإضافة العضوية لهم .

 خامسا : الأعمال الفصلية :

• استقبال عدد من الزوار في بداية كل فصل من خارج المعهد ممثلة بطلاب المعاهد الحكومية والأهلية1. .
• متابعة المستعيرين المتأخرين في إعادة الكتب2. .

 سادسا : الأعمال التي تقوم بها المكتبة أثناء تزويدها بالكتب

• 1-   يتم جرد الكتب ومقارنتها بالبيان المرفق والتأكد من مطابقتها مع ما ورد .
• 2-   في حينها نضع خطة زمنية خاصة بتلك المجموعة حسب عددها لإكمال الإجراءات الفنية الخاصة بها حيث يقام في البدء بختم كل كتاب بختم المكتبة وختم الرقم العام ورقم التصنيف ثم تسجل في السجل العام للمكتبة ومنه يؤخذ الرقم العام ورقم التصنيف ويصنف الكتاب بمعرفة المختص ثم يرف كلا حسب رقمه في مكانه الخاص.
• 3-   ضرورة عمل ما يسمى بالإحاطة الجارية للكتب حيث يحاط المستفيدين بما ورد من كتب جديدة كلا في تخصصه إما بفرز العناوين وإعطائهم صور منها أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إن أمكن، وإذا كانت قليلة فيحاط بجميع ما ورد من كتب، وفي هذه المرحلة فإن هذه العملية من أهم الأعمال التي تجعل المستفيد يتجه للمكتبة على ما هو جديد.

سابعا : الأعمال السنوية :

في نهاية العام تراجع نماذج المتابعة والتأكد من أنها سارت على الوجه المطلوب والذي خطط له مع الرفع لفضيلة مدير المعهد بتقرير سنوي يوضح فيه سير العمل خلال العام السابق وبيان الإنجازات والعقبات حتى يظهر العمل على الوجه الأمثل بإذن الله تعالى .